Para empresas de gestão de condomínios

Menos horas ao telefone. Mais condomínios em carteira.

Automatizamos as tarefas administrativas que ocupam a sua equipa — quotas, atas, recibos, cobranças e os pedidos de saldo — sem substituir o software que já utiliza e sem alterar a forma como trabalha.

Prefere ver primeiro o que automatizamos

30 min · Por videochamada · Sem custo e sem compromisso

60+ h/mês

Em tarefas administrativas, numa gestora de média dimensão.

Até 1 hora

Para apurar com rigor o saldo de um único condómino.

2–4 semanas

De implementação típica, sem interromper a operação.

«Quanto é que eu tenho a pagar?»

Chega todos os dias, por telefone, mensagem e ao balcão. Obriga a abrir o extrato e a cruzar quotas em vigor, quotas extraordinárias e pagamentos imputados a dívida anterior. Multiplique pelo número de condóminos da carteira.

Onde as gestoras perdem tempo

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Onde se concentra o esforço administrativo.

O primeiro trimestre absorve a equipa

Convocatórias, atas e assembleias concentradas entre janeiro e março, com prazo legal até ao fim de março. A isso somam-se a correspondência, os envios e os lembretes a condóminos.

Recibos e segundas vias em atraso permanente

Emissão adiada por falta de disponibilidade, até chegar a época de IRS e os pedidos se acumularem todos no mesmo mês — a par da renovação das apólices de seguro.

Reconciliação manual de pagamentos

Transferências até ao dia 8, extratos condomínio a condomínio e contabilidade com semanas de atraso. Cada pagamento identificado manualmente é tempo perdido e uma margem de erro acrescida.

A angariação pára no pico da procura

Os condomínios mudam de gestora entre outubro e março, exatamente o período de maior carga operacional. O resultado é propostas entregues sem seguimento e crescimento adiado por falta de capacidade.

A matemática do tempo recuperado

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A avença é recorrente. A hora recuperada também.

1–2 condomínios novos por ano É quanto basta angariar, com a capacidade recuperada, para o investimento se pagar a si próprio
  • Cada condomínio em carteira vale uma avença recorrente, ano após ano — na gestão de condomínios a retenção é altíssima.
  • Um condomínio novo não vale um ano de avença: vale os muitos anos que fica consigo.
  • A limitação não está na procura, mas na capacidade da equipa para responder, propor e dar seguimento no período certo.
  • Reduzir horas não é o objetivo em si. O objetivo é converter capacidade administrativa em carteira.

O que automatizamos

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Sobre o software que já usa. Sem migrações.

Saldo do condómino com resposta imediata

Cruza o extrato de conta, as quotas em vigor, as quotas extraordinárias e as amortizações de dívida, e devolve o valor apurado por mensagem, email ou ao balcão — em segundos, e não numa hora.

O pedido mais frequente do setor

Atas redigidas a partir da gravação

A assembleia é gravada e a ata sai 85–90% concluída, no seu modelo, com deliberações e presenças. À equipa cabe rever e assinar. O envio aos condóminos é automático, com registo de entrega.

De uma tarde para uma revisão

Cobrança de quotas escalonada

Sequências de aviso escalonadas, do lembrete cordial à notificação formal, que recuperam quotas em atraso de forma consistente e sem exigir contacto telefónico da equipa.

Recibos e segundas vias sem toque manual

Emissão e envio automáticos, incluindo no pico da época de IRS. O condómino ou o seu contabilista recebe de imediato, sem intervenção da equipa.

Triagem de emails, chamadas e WhatsApp

As perguntas recorrentes — segundas vias, estado de ocorrências, datas de assembleias — respondidas automaticamente e com contexto. Chega à equipa apenas o que exige decisão humana.

Angariação com seguimento automático

Pedidos de orçamento qualificados por zona, propostas geradas a partir das suas regras e seguimento automático até à assembleia que decide — incluindo durante o pico operacional.

Crescer durante a época alta, não depois dela

Ligamo-nos por API às ferramentas que já utiliza — o seu programa de gestão de condomínios, o email, as mensagens. Sem migrações e sem licenças adicionais.

Perguntas frequentes

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As objeções que ouvimos antes de cada projeto.

«Temos de trocar de software?»

Não. Ligamo-nos por cima do que já utiliza, seja o programa de gestão ou uma folha de cálculo. Sem migrações e sem licenças adicionais.

«Quanto trabalho dá do nosso lado?»

Cerca de duas horas no total: acessos e validação dos modelos de atas, avisos e recibos. A construção, os testes e os ajustes são connosco.

«Onde ficam os dados dos condóminos?»

Nas vossas contas e nas vossas ferramentas, sob acordo de confidencialidade. Desenhamos o fluxo; os dados não passam para nós.

«E se uma automação falhar?»

O processo manual mantém-se disponível como alternativa e as automações são monitorizadas. Nenhum fluxo corre sem supervisão.

«Quem constrói e quem mantém?»

Nós, em ambos os casos. A implementação demora entre duas e quatro semanas por projeto, com acompanhamento e otimização contínua opcional depois.

«Os condóminos vão perceber que não é uma pessoa?»

As respostas são construídas sobre os vossos dados e no vosso tom, e interpretam a intenção da pergunta, não palavras-chave. O que exige sensibilidade humana continua a ser tratado pela equipa.

O método

Três passos

Três passos. O primeiro é sem custo.

Passo 01 / 03Sem custo

Diagnóstico

Trinta minutos por videochamada. Analisamos a operação e quantificamos, em euros, o custo anual do trabalho administrativo manual.

Passo 02 / 03

Implementação

Propomos duas a três automações concretas, com investimento fixo e retorno estimado para cada uma. Começamos pela de execução mais simples e maior retorno, em duas a quatro semanas, sem interromper a operação.

Passo 03 / 03Opcional

Acompanhamento

Manutenção e otimização contínua das automações, com revisão mensal em função da utilização real e das necessidades da empresa.

Só propomos avançar quando o retorno estimado for, no mínimo, três vezes superior ao investimento.

Caso contrário, dizemo-lo com a mesma clareza — e a sua empresa fica, em qualquer caso, com o diagnóstico completo da operação.

O próximo trimestre de assembleias não precisa de ser como o último.

Agende o diagnóstico: trinta minutos, por videochamada, sem custo. Sai da reunião com o mapa da operação e o custo anual do trabalho manual, em euros.

Ou escreva para hello@boldflows.pt

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